Microsoft 365 Copilot 教學大全：6 大應用技巧（Word / Excel / Outlook）

什麼是 Microsoft 365 Copilot？快速認識 AI 協作的核心工具

Microsoft 365 Copilot 是什麼？

Microsoft 365 Copilot 是一個整合在 Office 生態系統中的 AI 助理，由 Microsoft 推出，結合 GPT-4 與 Microsoft Graph 資料，能根據你過去的文件、郵件、會議記錄，提供上下文的生成式回應，進行自動寫作、資料分析、信件摘要等工作。

這不只是 ChatGPT 插在 Word 裡，更是一個真正與你日常工作資料「連動」的 AI 工具。

核心功能一覽

為什麼企業應該重視 Microsoft 365 Copilot？

對大多數企業來說，「AI 工具」不再只是科技部門的話題，而是每位員工都能應用的工作助理。

透過 Copilot，企業能實現以下效益：

• 節省 30~50% 的日常文書處理時間

• 降低員工學習門檻，提升 SOP 執行一致性

• 讓資料驅動決策真正落地（尤其在 Excel 與 Power BI 場景）

實際企業案例：Coca-Cola 導入 Copilot 提升市場反應速度

Coca-Cola 在 2023 年與 Microsoft 合作導入 Copilot，用於行銷團隊的簡報生成與資料彙整。透過 Copilot，自動分析銷售數據與社群回饋，原本需時兩週的市場報告，只需 2 天完成，大幅縮短產品反應週期。

為什麼要學會 Microsoft 365 Copilot？AI 工具不只是潮流，而是競爭力

Copilot 幫你解決哪些日常痛點？

AI 工具導入常見迷思

1. AI 會不會取代我？不是取代，而是強化。例如行銷人員不需從頭開始寫文案，而是讓 Copilot 給出草稿，節省時間再進行優化。

2. 這是不是只有科技產業才用得到？Copilot 的強大在於它「貼近你每天的工具」，無論是製造、金融、教育、法律等產業，只要你用 Word、Excel、Outlook，就用得到。

實際企業案例：Dentsu（電通集團）用 Copilot 降低簡報製作時數

日本知名廣告集團 Dentsu 在內部使用 PowerPoint + Copilot，原本製作客戶提案需花費設計師 5 小時，導入 Copilot 後先生成草圖，再由設計團隊微調，平均節省 40% 時間，並提升團隊創意表現。

Microsoft 365 Copilot 教學總覽：6 大工具應用技巧拆解

以下我們進入本文的主軸：「Microsoft 365 Copilot 教學」的實用操作技巧。這一節會針對 6 大常用工具進行完整教學，讓你快速掌握每個功能亮點。

Word + Copilot 教學：AI 寫作新時代

場景一：自動撰寫報告草稿

輸入提示：

「請幫我撰寫一份 2026 年第一季行銷活動回顧報告，包含三大活動成效、參與人數與後續建議。」

Copilot 回應示範：

• 自動產出三段分析文字

• 自動建立報告結構（導言、主體、結論）

• 引用文件資料或 Teams 討論內容佐證

場景二：文件摘要與潤稿

將一篇 20 頁的 PDF 內容貼入 Word，Copilot 能根據大綱生成摘要，並提供語氣修飾、用字優化的建議。

實際案例：L’Oréal 使用 Word Copilot 提升品牌內部溝通效率

L’Oréal 內部用 Copilot 撰寫跨國產品通報報告，讓全球分公司能用統一模板快速收到在地調整說明，減少來回修改與誤解。

Excel + Copilot 教學：人人都能是資料分析師

場景一：自然語言生成圖表與公式

輸入：

「請顯示過去 6 個月的銷售趨勢圖，並預測未來三個月的平均增長率。」

Copilot 自動：

• 根據數據範圍建立圖表

• 使用 LINEST 預測增長率

• 製作摘要說明與建議

場景二：資料錯誤偵測與自動修正

輸入：

「這張表格有哪些異常值？請標記出來並建議修正方式。」

Copilot 會：

• 比對平均值與標準差

• 標記離群數據

• 建議修正邏輯（如：填補平均、移除異常）

實際案例：Heineken 用 Excel Copilot 自動預測銷售需求

Heineken 使用 Copilot 結合內部銷售資料與氣候數據，在不同地區建立需求預測模型，準確度提升 30%，更好調度貨量與行銷預算。

Outlook + Copilot 教學：處理信件也能用 AI

場景一：自動草擬回覆信件

輸入：

「幫我回覆張經理，告知我們同意報價並預計下週簽約。」

Copilot 會自動撰寫：

「張經理您好，感謝您的報價文件。我們已內部確認，同意合作條件，預計於下週一完成簽約流程，屆時會由我們的行政窗口與您聯繫。」

場景二：自動抓出行程與任務

Copilot 可從信件中抽出「會議邀約」、「合約簽署」、「付款提醒」等資訊，自動建立 Outlook 任務與日曆項目。

實際案例：Unilever 在全球客服部門導入 Copilot 提高客服回覆效率

Unilever 在 15 國客服部門推行 Outlook + Copilot，自動回覆客戶常見詢問（如產品退貨流程），大幅降低客服人員處理量，並確保回覆內容一致。

PowerPoint + Copilot 教學：讓簡報製作快狠準

場景一：自動生成簡報草稿

輸入提示：

「請根據這份 Word 行銷報告，生成一份 10 頁的簡報草稿，重點放在 KPI 達成率與用戶反饋。」

Copilot 能自動：

• 擷取 Word 內容作為簡報文字

• 建議每頁幻燈片主題

• 插入代表性圖表或圖片佈局

• 保持設計一致性（符合品牌樣式）

這讓過去需手動搬資料、排版的流程變得輕鬆許多，特別適合需要快速出提案、週會報告的人員。

場景二：快速優化現有簡報

只要在簡報中啟用 Copilot，你可以下指令：

「請強化這份簡報的開場頁與結尾頁，使語氣更具說服力。」

Copilot 將協助你修飾語句、重組段落，甚至推薦合適的圖像呈現方式。

實際案例：PwC 利用 Copilot 加速簡報產製流程

全球四大會計師事務所之一的 PwC，內部導入 PowerPoint Copilot，協助財務顧問快速生成客戶簡報內容，平均節省約 60% 製作時間，並能更快回應客戶提案需求，強化競爭力。

Teams + Copilot 教學：讓會議不再只是聊天

場景一：即時會議摘要與筆記整理

在 Teams 會議進行中啟用 Copilot，AI 將自動：

• 擷取發言重點與決策結論

• 建立行動項目與負責人清單

• 在會議結束後，自動生成會議記錄並寄出到參與人員信箱

你不再需要一邊開會一邊手動紀錄，專注對話即可。

場景二：從對話中生成待辦與提醒

假設會議中提到：

「行銷部在下週三前完成社群廣告素材」

Copilot 將自動建立 Outlook 任務，並指派給對應負責人，確保決策能落地執行。

實際案例：Mercedes-Benz 用 Teams Copilot 增強全球協作效率

Mercedes-Benz 將 Teams Copilot 用於全球研發部門的跨國會議中，過去需要人工彙整的技術更新會議，現在可自動產出重點摘要並同步至各團隊，提高資訊透明與時效性。

OneNote + Copilot 教學：筆記不只是紀錄，而是行動

場景一：自動整理零散筆記

只要將多份筆記貼進 OneNote，你可以對 Copilot 說：

「請幫我將這些內容依主題分類，並整理出會議重點與待辦事項。」

Copilot 會：

• 將內容依「專案」、「任務」、「資訊筆記」分頁

• 總結重點內容

• 建立對應 Outlook 任務或提醒

場景二：跨工具整合管理任務

你可以從 OneNote 中直接叫出 Outlook / Teams 的待辦清單、會議記錄與筆記內容同步更新，讓個人筆記變成全方位的任務控台。

實際案例：Accenture 顧問團隊利用 OneNote Copilot 管理多專案資訊

Accenture 顧問團隊同時處理多家客戶專案，過去須大量人工筆記整理。導入 Copilot 後，可自動整理筆記、對應客戶與進度，任務追蹤效率提升 50%，大幅減少遺漏與重工。

Microsoft 365 Copilot 常見問題解答（FAQ）

Copilot 有支援中文嗎？

是的。Microsoft 365 Copilot 已支援繁體中文與中文語境的語意理解，在 Word、Excel、Outlook 等工具中都能使用中文提示。系統也會根據內容語言自動切換。

為什麼我的 Copilot 功能沒有出現？

常見原因如下：

輸入提示沒有效果怎麼辦？

撰寫提示的技巧也會影響 AI 的表現，建議：

• 明確指定你要 Copilot 執行的任務（ex:「幫我摘要」 vs. 「幫我改寫成正式 Email」）

• 提供足夠上下文（可貼入資料來源）

• 詢問多次並觀察不同表現，逐步調整指令內容

Copilot 安全嗎？會不會讓機密外洩？

根據 Microsoft 官方資訊，Copilot 所處理的內容皆遵守企業資料權限設定，不會將你的文件用於模型訓練，也不會外洩至外部伺服器。若企業有額外資安要求，可透過 Azure Information Protection 搭配 Microsoft Purview 進行控管。

中小企業如何導入 Microsoft 365 Copilot？導入建議與資源整理

導入 AI 工具不是技術問題，而是「組織準備度」問題。以下是實用建議：

導入流程建議（可轉為簡單 SOP）

成功導入的3個關鍵

1. 選對使用情境：從報告撰寫、資料統整等明確場景切入

2. 建立「Prompt 模板」：讓團隊有一致的 Copilot 使用方式

3. 配合培訓計畫與 IT 支援：導入工具的同時，強化內部知識管理

結語：從學會到活用，讓 Copilot 成為你最強的數位助手

Microsoft 365 Copilot 教學不只是一次性的學習，而是一套長期的工作思維轉換。

會使用 Copilot，不代表你會善用 AI。真正的價值在於：

• 能否用清楚的語言表達需求（Prompt 設計力）

• 是否建立內部知識庫，讓 AI 能讀懂企業語境

• 是否有策略地把 AI 工具導入業務核心流程

你不必成為 AI 工程師，但你可以成為「會運用 AI 解決問題的人」。

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